Słownikowe definicje znajdują miejsce w przepisach, które regulują istotę powiązań pomiędzy podmiotami. W najprostszym podziale mogą one być kapitałowe, osobowe (w tym udział na przykład w zarządzie lub organie kontroli) oraz rodzinne. Powiązania kapitałowe występują wówczas, gdy jedna z osób (lub kontrahentów) ma prawo głosu co najmniej w wysokości 5% w drugim podmiocie lub dysonuje takim prawem. Czyli powiązania kapitałowe zachodzą jeśli w drugim podmiocie pierwszy podmiot posiada udziały w kapitale. W wersji osobowej powiązania dotyczą łączenia punkcji bądź jakiejkolwiek funkcji kierowniczej w dwóch różnych podmiotach lub posiadania udziałów przy pełnieniu funkcji w jednym z podmiotów w wysokości co najmniej 5% w drugim. Rodzinne powiązania zachodzą wówczas, gdy transakcja zachodzi pomiędzy osobami spokrewnionymi lub spowinowaconymi. Bierze się takie relacje pod uwagę, jeśli osoby pełnią funkcje kierownicze bądź posiadają udziały w podmiotach, które przeprowadzaną ze sobą transakcje.

Jaką dokumentację podatkową należy prowadzić?

Dokumentację podatkową cen transferowych muszą prowadzić wszystkie podmioty powiązane, których wartość transakcji w danym roku podatkowym przekroczy 100 tysięcy euro, gdy wartość transakcji nie przekracza 20% kapitału zakładowego strony, 30 tysięcy euro, gdy świadczone są usługi lub sprzedaż lub udostępnienie wartości niematerialnych i prawnych. Trzecim progiem w pozostałych przypadkach jest 50 tysięcy euro, a próg 20 tysięcy euro dotyczy transakcji z podmiotami, które mają miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd w tak zwanym raju podatkowym czyli kraju, na którego terytorium stosuje się szkodliwą konkurencję podatkową.

Elementy dokumentacji podatkowej

Jeśli spełniamy określone przesłanki, mamy obowiązek prowadzić dokumentację podatkową cen transferowych, która zawiera konieczne elementy. Takie wymogi formalno-prawne jest nakładany na podatników przez przepisy określonego kraju. W dużym skrócie polega na sporządzaniu dokumentu, w którym zgodnie z wytycznymi opisuje się transakcje, które podlegają takiemu obowiązkowi. Szczegóły są odmienne w każdym kraju. W Polsce obowiązek prowadzenie dokumentacji cen transferowych istnieje od 1 stycznia 2001 roku. Szczególnie zostały tu zaznaczone podmioty powiązane oraz rezydenci krajów prowadzących szkodliwą konkurencję podatkową. Warto podkreślić, że przepisy prawa podatkowego nie określają formy dokumentacji podatkowej cen transferowych, ale wskazuje elementy, które muszą się w niej znaleźć. Szerzej o tych elementach na http://www.cenytransferowe.pro/

Sporządzana dokumentacja na przykład przez  http://grimp.pl/ musi opisywać stan faktyczny transakcji na moment jej zawarcia i określać wszystkie czynniki, które mogłyby mieć wpływ na tę transakcję. Taka dokumentacja powinna być aktualizowana za każdym razem, gdy zmienią się warunki w niej opisane. Taką dokumentację powinniśmy prowadzić na bieżąco, ponieważ tylko wtedy zmniejszamy ryzyko podatkowe z]w zakresie cen transferowych. Jak ze wszystkim dokumentami skarbowymi i podatkowymi dokumentację należy prowadzić rzetelnie, ponieważ już mała pomyłka może mieć bardzo nieprzyjemne skutki.