Procedura Białej Listy Podatników VAT w twojej firmie

Wprowadzenie białej listy podatników VAT wymagało szeregu przygotowań oraz odpowiedniej ilości pracy, zarówno ze strony organów podatkowych, Krajowej Administracji Skarbowej, jak i Ministerstwa Finansów, przy odpowiedniej współpracy z organami rejestrowymi, takimi jak Krajowy Rejestr Sądowy, czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. Wszystkie te działania zostały podjęte, aby osiągnąć wspólny cel – wyeliminować nieprawidłowości na rynku, w tym: rozpocząć skuteczniejszą walkę z oszustami podatkowymi oraz tak zwanymi karuzelami VAT. Podstawą założenia systemu jest jednak nie jego budowa – ale zasady działania, oparte na obligatoryjnym udziale i aktywności wszystkich uczestników obrotu gospodarczego (w tym przede wszystkim samych podatników). Jakie konsekwencje grożą za niewprowadzenie procedury białej listy podatników VAT? Jak wreszcie odpowiednio wdrożyć białą listę podatników VAT w praktykę Twojej firmy?

4 kroki do prawidłowego zastosowania białej listy podatników VAT

1. Sprawdź siebie – pierwszym krokiem, który powinien podjąć każdy podatnik podatku od towarów i usług, który wystawia swoim kontrahentom odpowiednie dokumenty księgowe w postaci faktur VAT, powinien sam sprawdzić, czy odpowiednio widnieje w białej liście podatników VAT. Warto sprawdzić dokładnie wszystkie dane, w tym w szczególności widniejący tam numer rachunku bankowego – a zrzut ekranu lub odpowiedni plik zapisać jako dokument własny;
2. Zaplanuj aktualizacje – biała lista podatników VAT jest aktualizowana raz dziennie, każdego dnia roboczego. Tak samo podatnik w trakcie swojego „życia” na rynku gospodarczym może zmieniać swoje dane, nazwę czy adres – dlatego w przypadku każdej takiej zmiany zgłaszanej odpowiednio do urzędów i rejestrów powinien zweryfikować, czy informacje na białej liście podatników VAT zostały odpowiednio zmienione. Dobrą praktyką może być dokonywanie rutynowej weryfikacji aktualizacyjnej raz na jakiś czas (systematycznie);
3. Twarde zasady weryfikacji – w przypadku każdej transakcji przekraczającej wartością 15 000 zł, przed dokonaniem transakcji kontrahent winien być weryfikowany w ramach białej listy podatników VAT – może to być sprawdzenie, na przykład w ramach odpowiednich programów finansowo – księgowych, z których korzysta na co dzień firma, o ile udostępniają taką możliwość;
4. Dokumentacja – po przeprowadzeniu sprawdzenia, podatnik powinien pamiętać o odpowiednim przechowywaniu dokumentacji z tego zdarzenia – mogą być to pliki elektroniczne, odpowiednio przechowywane z fakturami lub wydrukami płatności.

Możliwe konsekwencje dla podatnika

Te wszystkie działania mogą wydawać się bardzo obciążające dla codziennej działalności, w szczególności mikro, małych i średnich przedsiębiorców (którzy nie mają wyspecjalizowanych jednostek do kontroli czy wykonywania przelewów). Należy jednak pamiętać, że korzystanie z białej listy podatników VAT jest dobrowolne tylko do 31 grudnia 2019 roku. Potem, za niestosowanie się do nowych zasad, podatnikowi grożą odpowiednie konsekwencje prawnofinansowe:

1. w przypadku jeżeli podatnik nie zweryfikuje odpowiednio kontrahenta w ramach białej listy podatników VAT, a transakcja przekracza wartość 15 tysięcy złotych, to wydatku takiego powyżej 15 tysięcy złotych (po przekroczeniu tej granicy) nie będzie mógł zakwalifikować, jako kosztu uzyskania przychodu;
2. w sytuacji jeżeli kontrahent nie zapłaci należnego podatku od towarów i usług (VAT) związanego z daną transakcją, a płatność nastąpiła bez odpowiedniej weryfikacji numeru rachunku bankowego w ramach białej listy podatników VAT, podatnik może ponieść odpowiedzialność solidarną za to zobowiązanie podatkowe.